【EXCEL：VBA】差込PDFを作成したい

この記事では、EXCELで差込PDFを作成する方法について説明します。

差込PDFとは、年賀状の宛名書きをイメージしてもらえるとわかりやすいです。

決まったレイアウト（はがき）に送りたい人それぞれの郵便番号、住所、氏名を書き込みます。

そして、紙に印刷するのではなく、1枚ずつをPDFファイルとして保存可能です。

PDFの便利なところは、印刷物とは違い、メールで相手に送ることができます。

また、PDFファイルなので、受け取った相手が変更することはできません。

この差込PDFを作成するには、以下の3つを用意する必要があります。

差込PDFする人の情報一覧
決まったレイアウト
VBA（差込PDFを作成する機能を作成する必要があります。）

それでは、EXCELで差込PDFを作成していきましょう。

困っている女性

決まった単票レイアウトで全従業員の情報でPDFを作成したいわ・・・。

こないだ説明したEXCEL差込印刷を少し改造すれば、差込PDF作成できるよ

解決する男性

困っている女性

それそれ、早く教えてよ。

◆ほかの差込PDFの記事は、以下から参照してください。

【EXCEL：VBA】差込PDFを作成したい（選択した行のみ）

【EXCEL：VBA】差込PDFを作成したい（VBAを変更せずに差込位置を変えたい）

【EXCEL：VBA】差込PDFを作成したい（VBAを変更せずに差込レイアウトを変えたい）

◆EXCEL差込印刷の記事は、以下から参照してください。

【EXCEL：VBA】差込印刷をしたい

【EXCEL：VBA】差込印刷したい（選択した行のみ）

【EXCEL：VBA】差込印刷したい（VBAを変更せずに差込位置を変えたい）

差込PDFに必要なものを、1つ1つ順番に説明していきます。

1.差込PDFする人の情報一覧を準備する

今回はサンプルとして、「従業員番号」、「氏名」、「生年月日」の3つのデータを利用して差込PDFを作成する方法を説明します。

「差込データ一覧」というシートを作成する

差込データ一覧シートを用意する

「差込データ一覧」という名前のシートを作成します。
1行目と4行目に「従業員番号」、「氏名」、「生年月日」のタイトル行を作成する
2行目は差込PDFで利用する行となります。上記の画面では値を説明のために入力していますが、空でOKです。
5行目から好きなだけ、従業員情報を入力します。

2.決まったレイアウトを準備する

今回はサンプルとして、「従業員番号」、「氏名」、「生年月日」を差し込むレイアウトを作成しました。

差込PDFするレイアウトを作成する

差込PDFレイアウトを作成する

「ひな形」という名前のシートを作成します。
5行目にタイトル行を作成します。今回のサンプルでは、「従業員番号」、「氏名」、「生年月日」になります。
6行目には、差込する値を表示する欄を用意します。

参照するセルを指定する

差込する従業員番号のセルを指定する

セルB6に「差込データ一覧」シートのセルA2を指定します。

差込する「氏名」のセルを指定する

セルC6に「差込データ一覧」シートのセルB2を指定します。

差込する「生年月日」のセルを指定する

セルD6に「差込データ一覧」シートのセルC2を指定します。

3.VBAで差込PDFを作成する機能を記入する

「Microsoft Visual Basic for Applications」を起動します。

標準モジュールを追加する

標準モジュールを追加して、以下のソースを書きます。

'メイン処理
Public Sub MainProc()
    Dim strNo As String
    
    With ThisWorkbook.Sheets("差込データ一覧")
        Do While True
        
            '従業員番号を保存
            strNo = .Range("A5")
            
            '従業員番号が空なら、ループを抜ける
            If strNo = "" Then Exit Do
            
            'A5:C5をコピーし、A2:C2に貼り付け
            .Range("A5:C5").Copy .Range("A2:C2")
                       
            '5行目を削除する(上にセルを上げる）
            .Range("A5:C5").Delete xlShiftUp
            
            'ひな形シートでPDFを作成する（作成PDFファイル名を指定する）
            Call CreatePdfFile("D:\200_work\100_PDF\" & strNo & ".pdf")
            
        Loop
        
        'A2:C2セルを空にする
        .Range("A2:C2") = ""
    End With
    
    MsgBox "完了"
End Sub


'指定されたファイル名でPDFを作成する
Public Sub CreatePdfFile(ByVal strFilePath As String)
        
    ThisWorkbook.Sheets("ひな形").ExportAsFixedFormat _
        Type:=xlTypePDF, _
        Filename:=strFilePath, _
        Quality:=xlQualityStandard, _
        IncludeDocProperties:=True, _
        IgnorePrintAreas:=False, _
        OpenAfterPublish:=False
End Sub

最後にEXCELを「◯◯◯.xlsm」というような感じでマクロ有効ブック形式で保存します。