この記事では、EXCELで差込印刷する方法について説明します。
差込印刷とは、年賀状の宛名書きをイメージしてもらえるとわかりやすいです。
決まったレイアウト（はがき）に送りたい人それぞれの郵便番号、住所、氏名を書き込みます。
この差込印刷をするには、以下の3つを用意する必要があります。
- 印刷する人の情報一覧
- 決まったレイアウト
- VBA（差込印刷する機能を作成する必要があります。）
それでは、EXCELで差込印刷を作成していきましょう。
困っている女性
解決する男性
困っている女性
解決する男性
困っている女性
◆他のEXCEL差込印刷の記事は、以下から参照してください。
【EXCEL：VBA】差込印刷したい（VBAを変更せずに差込位置を変えたい）
◆似たような機能で、差込PDF作成について以下の記事で説明しています。合わせて、参照してください。
【EXCEL：VBA】差込PDFを作成したい（選択した行のみ）
【EXCEL：VBA】差込PDFを作成したい（VBAを変更せずに差込位置を変えたい）
【EXCEL：VBA】差込PDFを作成したい（VBAを変更せずに差込レイアウトを変えたい）
差込印刷に必要なものを、1つ1つ順番に説明していきます。
もくじ
1.印刷する人の情報一覧を準備する
今回はサンプルとして、「従業員番号」、「氏名」、「生年月日」の3つのデータを利用して差込印刷する方法を説明します。
「差込データ一覧」というシートを作成する
差込データ一覧シートを用意する
- 「差込データ一覧」という名前のシートを作成します。
- 1行目と4行目に「従業員番号」、「氏名」、「生年月日」のタイトル行を作成する
- 2行目は差込印刷で利用する行となります。上記の画面では値を説明のために入力していますが、空でOKです。
- 5行目から好きなだけ、従業員情報を入力します。
2.決まったレイアウトを準備する
今回はサンプルとして、「従業員番号」、「氏名」、「生年月日」を差し込むレイアウトを作成しました。
差込印刷するレイアウトを作成する
差込印刷のひな形を用意する
- 「ひな形」という名前のシートを作成します。
- 5行目にタイトル行を作成します。今回のサンプルでは、従業員番号」、「氏名」、「生年月日」になります。
- 6行目には、差込する値を表示する欄を用意します。
参照するセルを指定する
差込する従業員番号のセルを指定する
セルB6に「差込データ一覧」シートのセルA2を指定します。
差込する「氏名」のセルを指定する
セルC6に「差込データ一覧」シートのセルB2を指定します。
差込する「生年月日」のセルを指定する
セルD6に「差込データ一覧」シートのセルC2を指定します。
3.VBAで差込印刷する機能を作成する
「Microsoft Visual Basic for Applications」を起動します。
標準モジュールを追加する
標準モジュールを追加して、以下のソースを書きます。
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'メイン処理 Public Sub MainProc() Dim strNo As String With ThisWorkbook.Sheets("差込データ一覧") Do While True '従業員番号を保存 strNo = .Range("A5") '従業員番号が空なら、ループを抜ける If strNo = "" Then Exit Do 'A5:C5をコピーし、A2:C2に貼り付け .Range("A5:C5").Copy .Range("A2:C2") '5行目を削除する(上にセルを上げる） .Range("A5:C5").Delete xlShiftUp 'ひな形シートを印刷する ThisWorkbook.Sheets("ひな形").PrintOut Loop 'A2:C2セルを空にする .Range("A2:C2") = "" End With MsgBox "完了" End Sub |
最後にEXCELを「◯◯◯.xlsm」というような感じでマクロ有効ブック形式で保存します。
4.差込印刷の動かし方
それでは、差込印刷の動かし方を説明します。
マクロを起動する
「開発」タブの「マクロ」をクリックします。
実行ボタンをクリックする
先程作成した自作関数「MainProc」が一覧に表示されていますので、選択します。
次に、「実行」ボタンをクリックして差込印刷を実行します。
しばらく待つと、3枚の差込印刷物が作成されます。
うまく動きましたか？
次は、あなたの好きな印刷レイアウトに好きな情報を用意して、差込印刷をしてみましょう。
以上です。
