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この記事では、EXCELの入力を効率化する方法について説明します。
入力する文字の候補が決まっているときに、何度も同じ文字をキーボードから入力するのは疲れますよね。
また、キーボードで1文字ずつ入力していると打ち間違えも起きてしまいます。
そんな作業を効率的にする方法をご紹介します。
もくじ
方法1：「ドロップダウンリストから選択」を使う
上から下に連続で入力されている列の場合、
それまでに入力されている文字を「リスト表示」する機能があります。
「ドロップダウンリストから選択」を使う
「ドロップダウンリストから選択」を使う入力したいセルを選んだ状態で、マウスの右クリックを押します。
表示されたメニューから「ドロップダウン リストから選択」をクリックします。
（「ALT」ボタン ＋ 「↓」ボタン）
ドロップダウンリストから選択
表示された「ドロップダウンリスト」から入力した文字を選択します。
ドロップダウンリストから選択して入力
「ドロップダウンリスト」から選択した文字がセルに入力されました。
これで同じ文字を何度も入力しなくても良くなりました。
方法2：「データの入力規則」を使う
「方法1」では「ドロップダウンリストから選択」を使いましたが、他の方法としては、「データの入力規則」を設定して、指定されたリストからしか選択できなくする方法もあります。
「データの入力規則」のリストの指定方法には、2種類あります。
1つ目は「直接リストを入力する方法」、
2つ目は「シートにリストを入力する方法」があります。
リスト指定方法1：「直接リストを入力する方法」
直接リストを「データの入力規則」に入力する方法を説明します。
データの入力規則を選択する
まず、「データの入力規則」を適用したいセルを選択します。
次に、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
入力値の種類を選択する
「入力値の種類」で「リスト」を選択します。
リストの候補を入力する
次に、元の値に入力候補を半角カンマ（,）で区切りながら入力します。
以下に入力候補の入力サンプルをのせます。
りんご,にんじん,バナナ,じゃがいも,たまねぎ,牛乳,たまご,牛肉
入力候補の入力が終わったら、「OK」ボタンをクリックします。
セルに「データの入力規則」が適用された
「データの入力規則」を設定する前に選択していたセル（B11）がリストから選択できるようになりました。
「データの入力規則」のリストから選択する
先程入力した入力候補がリストに表示されるようになりました。
あとは、このリストから選択するだけです。
リストから選択した文字が表示された
リストから選択した文字がセルに表示されました。
入力候補が少ない場合は良いですが、
数が多くなると入力間違いが発生しやすくなりますので、ご注意ください。
B11セルをコピーして、設定したいセルにペースト（貼り付け）するだけです。
リスト指定方法2：「シートにリストを入力する方法」
次は、「シートにリストを入力する方法」を説明します。
入力リストを別シートに入力する
先程は「データの入力規則」に直接入力リストを入力しましたが、今度は別のシートに入力リストを入力します。
上の例では、「Sheet2」に入力リストを入力しています。
「データの入力規則」を選択する
次に、入力規則を設定したいセルを選択します。（Sheet1に戻っています。）
次に、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
「入力値の種類」でリストを選択する
「入力値の種類」でリストを選択します。
入力リストを選択する
右のボタンをクリックします。
「データの入力規則ダイアログ」が小さくなる
「データの入力規則ダイアログ」が小さくなりました。
入力リストを指定するため、「Sheet2」を選択します。
入力リストを選択する
事前に入力しておいた入力リストを選択します。
ここでは、A2セルからA9セルまでの範囲を選択しています。
次に、右側のボタンをクリックします。
「データの入力規則」ダイアログが元のサイズに戻った
最後に、「OK」ボタンをクリックします。
データの入力規則が反映された
「データの入力規則」を設定したかったセル（ここでは、B11）でリストから文字列を選択可能となりました。
B11セルをコピーして、設定したいセルにペースト（貼り付け）するだけです。
方法3：「コピー＆ペースト」を使う
最後に、一番カンタンな方法を説明します。
すでに文字列が入力されているセルを
コピー（「CTRL」ボタン ＋ 「C」ボタン）し、
入力したいセルにペースト（「CTRL」ボタン ＋ 「V」ボタン）します。
こちらの方法は、これまでに説明した「ドロップダウンリストから選択」や
「データの入力規則」と比べると簡単ですが、問題が1つあります。
それは、この作業を他の人にお願いしたときに、入力間違いをされてしまう可能性があります。
「ドロップダウンリストから選択」や「データの入力規則のリスト」は、決められた入力候補からしか選択できません。
ですから、入力間違いをすることがありませんが、他の人は「コピー＆ペースト」を使わずに自力でキーボードから入力する可能性があります。
自力で入力したときに、入力文字間違いをしてしまう可能性があります。
以上です。
